Informace o zpracování osobních údajů klientů

Vážená paní/vážený pane,

v souvislosti s nabytím účinnosti nového nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – GDPR) bychom vás chtěli informovat o skutečnostech, které z tohoto nařízení pro vás a ochranu a zpracování vašich osobních údajů vyplývají.

Integrační centrum Praha, o.p.s., IČ: 242 28 320, se sídlem Žítná 1574/51, 110 00, Praha 1, zapsanému v rejstříku obecně prospěšných společnosti vedeném Městským soudem v Praze, oddíl O, vložka 885 (dále jen “ICP”) spravuje jak osobní údaje současných klientů, tak i klientů, pro něž už bylo poskytování integračních služeb ukončeno, ale zpracování jejich osobních údajů je nezbytné z dalších právních důvodů, a to zejména plnění právních povinností a ochrana oprávněných zájmů ICP.

Vaše osobní údaje jsou po 25.5.2018 zpracovávány v souladu s nařízením GDPR a v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění, a to z důvodu plnění zákonných povinností ICP, ochrany oprávněného zájmu ICP, kterým je ochrana jeho majetkových práv a povinnost prokázat oprávněnost výdajů z veřejných finančních prostředků na integrační služby a k naplnění smluvního závazku poskytovat vám bezplatně integrační služby.

Konkrétně pak ICP zpracovává vaše osobní údaje pro následující účely:

1) identifikace klienta pro potřeby uzavření a splnění smluvního závazku k poskytování služeb a posouzení oprávněnosti čerpání služeb ICP,

2) kontaktování klienta pracovníky ICP a smluvních partnerských organizací při poskytování služeb,

3) kontrola vynaložených veřejných finančních prostředků  na základě dotací a příspěvků,

4) informování klienta a veřejnosti o aktivitách a službách ICP,

5) rozdělení klientů do výukových skupin pro snadnější výuku českého jazyka,

6) prokázání splnění dotačních podmínek Azylového, migračního a integračního fondu EU,

7) mapování rodinných vazeb klientů v případě, že je klienty ICP více členů téže rodiny.

Komu vaše údaje předáváme?

Správcem vašich osobních údajů je ICP. Jeho pracovníci mají přístup jen k těm vašim osobním údajům, které potřebují pro svou práci a přitom jsou vázáni přísnou povinností mlčenlivosti. V případě potřeby se můžete ve věci správy a zpracování vašich osobních údajů obrátit na e-mail metodik@icpraha.com. Vaše osobní údaje může ICP též sdílet na základě právních povinností či smluvních závazků s dalšími partnerskými neziskovými organizacemi (Organizace pro pomoc uprchlíkům, Poradna pro integraci, Sdružení pro integraci a migraci, InBáze), s poskytovateli dotací a příspěvků (Ministerstvo vnitra, Magistrát hlavního města Prahy, Evropská komise), s kontrolními orgány (finanční správa, Ministerstvo financí, Nejvyšší kontrolní úřad, Úřad pro ochranu osobních údajů, Evropský účetní dvůr), ostatními orgány veřejné správy (Policie ČR, soudy), s externím auditorem, účetním a dodavateli a správci  informačních systémů, databází a sociálních sítí (Facebook, Instagram). Vaše osobní údaje ICP neprodává ani nepředává třetím osobám s vyjímkou uvedených smluvních partnerů.

Jaké kategorie údajů o vás zpracováváme?

a)adresní a identifikační údaje sloužící k vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (jméno, příjmení, pohlaví, datum narození, země původu, státní občanství, statut pobytu v ČR, adresa pobytu v ČR, typ a číslo dokladu totožnosti); b)kontaktní údaje (kontaktní adresa v ČR, telefonický kontakt, e-mailová adresa); c) další údaje za účelem poskytování integračních služeb (jazyková oblast původu, úroveň znalosti českého jazyka, jméno a příjmení rodinných příslušníků, kteří jsou klienty ICP, údaj o tom, zda patříte do skupiny zranitelných osob, a to senioři, nezletilí bez doprovodu zákonného zástupce, těhotné, zdravotně postižení, rodič samoživitel/ka s nezletilým dítětem, osoba vystavená násilí (dále jen „zranitelná osoba”); d)údaje o průběhu poskytovaných integračních služeb; e)běžné fotografie či podobizny, obrazové snímky vznikající za účelem dokumentace činnosti a akcí pořádaných ICP. Tyto údaje je povinno ICP zpracovávat, aby vám mohlo poskytnout zdarma integrační služby

Dále může ICP zpracovávat další osobní údaje, pokud jste k tomu udělili souhlas:

  1. f) běžné fotografie či podobizny, obrazové snímky vznikající za účelem informování veřejnosti o aktivitách a pořádaných akcích ICP; g) e-mail a telefonní číslo pro potřeby zasílání sdělení o aktivitách a akcích pořádaných ICP.

Údaje pod písmenem f) a g) jsou zpracovávány jen s vaším souhlasem, který můžete kdykoliv odvolat písemně prostřednictvím formuláře uloženého na centrále a v pobočkách nebo prostřednictvím e-mailu centrum@icpraha.com. V takovém případě vám nadále ICP nebude moci zasílat informace o aktivitách ICP.

Jak dlouho vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracovává ICP pouze po dobu nezbytně nutnou pro zajištění práv a povinností plynoucích ze závazkového vztahu a z příslušných právních předpisů, a to i po skončení poskytování integračních služeb pro vás, avšak nejdéle po dobu 10 let následujících od 1. ledna roku následujícího po skončení projektu, případně po dobu stanovenou právními předpisy a ostatní údaje po dobu kdy vám byly poskytovány integrační služby ICP, popřípadě po dobu platnosti souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Podmínky zpracování, informace o zpracovávání a práva klientů

Zpracování osobních údajů je dále upraveno vnitřními předpisy ICP, a to především Směrnicí o nakládání s osobními údaji, Etickým kodexem a Archivačním a skartačním řádem tak, aby byla zajištěna ochrana vašich osobních údajů před jejich zneužitím, ztrátou či zničením.

Musíte poskytnout ICP pravdivé a úplné osobní adresní a identifikační údaje, adresu bydliště v ČR a další údaje nutné k poskytování integračních služeb. Poskytnutí těchto údajů je nezbytné pro činnost ICP a poskytování integračních služeb a bez jejich poskytnutí vám nemohou být integrační služby poskytnuty.

Na základě písemné žádosti je ICP povinno poskytnout vám jednou ročně bezplatně informace o tom, zda zpracovává vaše osobní údaje, jaké a v jakém rozsahu a máte právo získat přístup k těmto osobním údajům, popřípadě kopii těchto osobních údajů. Jinak můžete tyto informace získat kdykoliv za přiměřenou náhradu.

Pokud se domníváte, že ICP, jakýkoliv jeho zpracovatel či další výše uvedený příjemce vašich osobních údajů zpracovává vaše osobní údaje v rozporu s právními předpisy a v rozporu se zásadami ochrany osobních údajů, a to zejména pokud jsou vaše osobní údaje nepřesné, můžete 1) požádat ICP, jeho zpracovatele či dalšího příjemce o vysvětlení, 2) požádat ICP o odstranění takto vzniklého stavu, 3) požadovat opravu vašich osobních údajů, 4) v případě použití údajů pro marketingové a informační účely můžete vznést námitku proti zpracování vašich údajů, 5) požádat o omezení zpracování ze zákonných důvodů, 6) obrátit se s podnětem k šetření na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Máte též právo na přenositelnost těchto údajů a na výmaz vašich osobních údajů v souladu s právními předpisy.

S uplatněním těchto práv se můžete obrátit písemně na pracovníky Informačního centra ICP, poboček nebo e-mailem na adrese metodik@icpraha.com

Máte právo obdržet odpověď od ICP na svou žádost bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce. V odůvodněných případech, může ICP prodloužit lhůtu o další dva měsíce, o čemž, jakož i důvodech vás musí informovat. Své žádosti můžete uplatnit jedno ročně bezplatně, jinak kdykoliv za přiměřený poplatek.